Inquiry emails are an important part of email writing in German, especially when requesting information from businesses, universities, or government offices. Here’s a step-by-step guide to writing an effective inquiry email:
1. Subject Line
A clear subject line is important to ensure your email gets noticed:
"Anfrage zu den Studiengebühren an Ihrer Universität" (Inquiry about tuition fees at your university)
"Informationsanfrage bezüglich Ihrer Dienstleistungen" (Information request regarding your services)
2. Formal Greeting
Use the correct salutation:
"Sehr geehrte Damen und Herren," (Dear Sir or Madam,) if you don’t know the recipient’s name
"Sehr geehrter Herr Schmidt," (Dear Mr. Schmidt,)
3. Explain Your Inquiry Politely
State the reason for your email in a formal way:
"Ich interessiere mich für Ihr Studienprogramm und würde gerne weitere Informationen erhalten." (I am interested in your study program and would like to receive more information.)
"Könnten Sie mir bitte Details zu den Bewerbungsfristen mitteilen?" (Could you please provide details about the application deadlines?)
4. Request Specific Information
Make sure your request is clear and concise:
"Ich würde mich freuen, wenn Sie mir eine Broschüre mit weiteren Informationen zusenden könnten." (I would appreciate it if you could send me a brochure with more information.)
"Gibt es eine Möglichkeit, ein persönliches Gespräch mit einem Berater zu vereinbaren?" (Is there an opportunity to schedule a personal meeting with a consultant?)
5. Closing Statement and Sign-Off
End with a polite closing:
"Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung." (Thank you in advance for your support.)
"Ich freue mich auf Ihre baldige Antwort." (I look forward to your reply.)
Sign off professionally:
"Mit freundlichen Grüßen," (Best regards,)
"Mit besten Grüßen," (With best regards,)
By following this structure, your email writing in German will be polite, effective, and professional when making inquiries.